Leitfaden: Mobiltelefone an Konferenzen (2023)

Eine der grössten Herausforderungen für Veranstaltungsorganisator:innen ist, dass die Teilnehmer:innen an ihren mobilen Geräten kleben, was das Veranstaltungserlebnis beeinträchtigen kann. Smartphones müssen jedoch keine Ablenkung sein – sie können auch ein mächtiges Werkzeug für Engagement und Interaktion sein.

Während der Veranstaltung nutzen die Teilnehmer:innen ihre Handys aus verschiedenen Gründen, z. B. um E-Mails zu prüfen (71 % der Mobilgeräte-Nutzer:innen), mit Freund:innen und Familie zu chatten und Nachrichten zu schreiben (76 % der Nutzer:innen) und in sozialen Medien zu surfen (86,5 % der Nutzer:innen). Im Grunde sind Telefone eine Ablenkung, die die Teilnehmer:innen von deiner Veranstaltung ablenken und dazu führen, dass sie wichtige Momente verpassen oder sich nicht am Networking beteiligen oder nicht mit Ausstellenden in Kontakt treten. Der erste Schritt, um die Beziehung zu Handys zu ändern, ist anzuerkennen, dass sie auf Events nicht verschwinden werden. Anstatt dagegen zu kämpfen, können Veranstalter:innen die mobile Technologie annehmen und Wege finden, sie in die Veranstaltung zu integrieren.

Logistik und Inklusion

Mobiles Ticketing und mobiler Check-in

Indem du die Tickets schon einige Tage vor der Veranstaltung direkt auf die Mobilgeräte der Teilnehmer:innen schickst, kannst du sicherstellen, dass sie sicher aufbewahrt werden und den Check-in-Prozess optimieren – keine Warteschlange mehr! Mit dem mobilen Ticketing sind die Zeiten vorbei, in denen Tickets verlegt oder vergessen wurden und in letzter Minute ausgedruckt werden mussten. Jetzt haben die Veranstaltungsbesucher:innen sofortigen Zugriff auf ihre Tickets, ohne Zeit mit dem Ausdrucken oder Warten zu verschwenden, und die Veranstalter:innen können ihre Effizienz steigern.

Am Eingang ermöglicht das Scannen der Tickets mit mobilen Geräten einen nahtlosen Check-in, der lange Wartezeiten verkürzt. Veranstalter:innen können Scanner für mobile Geräte verwenden oder mobile Anwendungen einsetzen, mit denen die Mitarbeiter:innen die Tickets direkt von ihren Handys scannen können. Diese Bedienfreundlichkeit macht das mobile Ticketing und den Check-in zu einer äusserst effizienten Lösung.

Die Entscheidung für mobiles Ticketing hat den zusätzlichen Vorteil, dass sie eine umweltfreundlichere und kostengünstigere Veranstaltung ermöglicht. Das Ausdrucken von Eventtickets kann zwar immer noch eine Option sein, ist aber nicht mehr notwendig. Die Teilnehmer:innen können sich beim Einlass mit ihrem Handy ausweisen und ersparen Veranstalter:innen die Zeit, das Geld und die Ressourcen, die für die Herstellung gedruckter Tickets benötigt werden.

Standortbezogene Informationen mit NFC-Beacons

Wenn es darum geht, die Teilnehmenden für einzelne Sessions oder Workshops bei einer Veranstaltung einzuchecken, können Beacon- und NFC-Technologie zusammenarbeiten, um den Prozess zu optimieren. Zunächst können die Organisator:innen Beacons am Eingang jedes Raums aufstellen, die in einem bestimmten Radius ein Signal aussenden. Wenn sich die Teilnehmer:innen dem Eingang nähern und sich innerhalb der Reichweite befinden, erkennen ihre Mobilgeräte dieses Signal und leiten automatisch einen Check-in-Prozess über NFC ein. Die Teilnehmer:innen müssen dann nur noch ihr mobiles Gerät auf ein NFC-fähiges Lesegerät tippen, um den Check-in abzuschliessen. Das spart nicht nur Zeit und Mühe, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer:innen in die Sessions einchecken.

Neben dem Check-in können Beacon- und NFC-Technologie auch zur Lead-Generierung für deine Veranstaltungssponsoren eingesetzt werden. Wenn die Teilnehmenden an einem Stand vorbeikommen, erhalten sie über das Signal des Beacons eine Aufforderung auf ihrem Mobilgerät, mit den Inhalten des Sponsors zu interagieren oder eine Aktion durchzuführen. Das kann dazu führen, dass sie ihre Kontaktinformationen für die Lead-Generierung angeben, ähnlich wie bei einem QR-Code-Formular. Auf diese Weise wird den Veranstaltungsteilnehmern ein ansprechendes und interaktives Erlebnis geboten, während die Sponsoren nahtlos Leads generieren können.

Ausserdem können standortbezogene Dienste den Teilnehmenden eine völlig neue Ebene von Informationen bieten, die auf den Veranstaltungsort zugeschnitten sind. Wenn eine Teilnehmer:in zum Beispiel verschiedenen Veranstaltungsorte oder Bereiche deiner Veranstaltung erkundet, erhält sie auf ihrem Mobilgerät Benachrichtigungen über interessante Orte in der Nähe. Dabei kann es sich um Informationen über das Catering, historische Informationen über die Gegend, bevorstehende lokale Veranstaltungen oder Attraktionen und Sonderangebote von Geschäften in der Nähe handeln.

Untertitelung in Echtzeit auf Mobiltelefonen

Eine neue Methode ist die Nutzung von Mobiltelefonen, um bei Reden, Präsentationen oder Aufführungen Untertitel in Echtzeit bereitzustellen. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Untertitel auf grossen Bildschirmen vor dem Saal oder Auditorium angezeigt werden mussten. Stattdessen können Veranstaltungsorganisator:innen jetzt für ein persönlicheres und interaktiveres Erlebnis sorgen, indem sie den Zuhörenden ermöglichen, direkt auf ihren Smartphones mitzulesen. Viele Dolmetscher- und Untertitelungsdienste bieten diese Funktion inzwischen auf mobilfreundlichen Websites an, auf die das Publikum durch Scannen eines QR-Codes zugreifen kann.

Die Vorteile der Verwendung von Mobiltelefonen für Echtzeit-Untertitelungen sind vielfältig. Erstens bietet es mehr Flexibilität als herkömmliche Grossbildschirme. Bildschirme nehmen sehr viel Platz in Anspruch, was in kleineren Veranstaltungsorten oder solchen mit begrenzter Sitzplatzkapazität problematisch sein kann. Ausserdem geht sie auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben deiner Zuhörer:innen ein. Die Teilnehmer:innen können die Schriftgrösse, die Farbe und sogar den Stil der Untertitel auf ihrem Gerät einstellen und so ein komfortables und individuelles Seherlebnis gewährleisten. Das ist besonders für Menschen mit einer zusätzlichen Sehbehinderung von Vorteil. Schliesslich können die Teilnehmer:innen die Untertitel nicht nur lesen, sondern auch mit ihnen interagieren, indem sie hineinzoomen, nach unten scrollen oder sie pausieren, um die Informationen besser aufzunehmen. Diese aktive Beteiligung fördert eine tiefere Verbindung mit dem Inhalt und bereichert letztlich das Veranstaltungserlebnis für alle.

Teilnahme via Livestreaming auf Mobiltelefone

Indem du Livestreams von verschiedenen Sessions und Aktivitäten anbietest, kannst du die Reichweite deiner Veranstaltung vergrössern und mehr Menschen als zuvor anziehen. Die Vorteile des Livestreamings sind jedoch nicht nur für Teilnehmer:innen aus der Ferne interessant. Auch diejenigen, die physisch auf deiner Veranstaltung anwesend sind, können von dieser Technologie erheblich profitieren. Stell dir folgendes Szenario vor: Eine deiner Teilnehmer:innen ist mit Leib und Seele bei der Veranstaltung dabei, kommt aber zu spät. Wenn du deine Veranstaltung per Livestream überträgst, kann sie ihre Lieblings-Session doch noch sehen, während sie zum Veranstaltungsort eilt. Deine Teilnehmer:in wird nicht nur begeistert sein, sondern auch die zusätzliche Mühe zu schätzen wissen, die du dir gemacht hast, um auf seine Bedürfnisse einzugehen.

Natürlich ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Remote-Teilnahme und Live-Interaktion zu finden. Es ist zwar einfach, aus der Ferne teilzunehmen, aber genauso wichtig ist es, den Teilnehmenden vor Ort ein fesselndes und ansprechendes Erlebnis zu bieten. Indem du interaktive Sessions, Networking-Möglichkeiten und Feedbackmöglichkeiten anbietest, kannst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung allen Bedürfnissen gerecht wird.

Die Einbeziehung von Livestreaming und Mobiltelefonen in deine Veranstaltungsstrategie kann sowohl für die Teilnehmer:innen vor Ort als auch für die Teilnehmer:innen via Internet zahlreiche Vorteile bieten. Durch die grössere Flexibilität und Inklusion kann dein Publikum an deiner Veranstaltung teilnehmen und von den Inhalten profitieren, unabhängig von den persönlichen Umständen. Das Ergebnis ist eine grössere und vielfältigere Fangemeinde, die sehr engagiert ist und mit grösserer Wahrscheinlichkeit auch künftige Events besucht.

Bessere Vernetzung zwischen den Teilnehmenden

QR-Codes auf Badges erleichtern das Networking

Networking ist das Lebenselixier jeder erfolgreichen Veranstaltung. Es geht nicht nur darum, Visitenkarten auszutauschen und weiterzugehen. Es geht darum, echte Kontakte zu knüpfen und langfristige Beziehungen mit Menschen zu pflegen, die gemeinsame Interessen und Ziele haben. Anstatt mit mehreren Visitenkarten zu jonglieren und sich Gesichter zu merken, können die Teilnehmer:innen QR-Codes ihres Badges scannen, um Kontaktinformationen und LinkedIn-Profil-URLs abzurufen. Das Drucken eines QR-Codes auf dem Badge jeder Teilnehmer:in mag wie eine kleine Änderung erscheinen, kann aber einen grossen Einfluss auf das gesamte Networking-Erlebnis haben.

Diese Art des Networkings hat auch das Potenzial, die Chancen auf relevante Kontakte zu erhöhen. In traditionellen Networking-Szenarien fühlen sich die Menschen oft unter Druck gesetzt, schnell ihre Visitenkarten auszutauschen und weiterzugehen, was es schwierig machen kann, ein sinnvolles Gespräch zu führen. Mit QR-Codes auf den Namensschildern können sich die Teilnehmer:innen jedoch die Zeit nehmen, gegenseitig kennenzulernen, da sie wissen, dass sie mit einem einfachen Scan auf die notwendigen Kontaktinformationen zugreifen können, wenn sie bereit sind.

Erlaube den Teilnehmer:innen, in die Sessions einzuchecken und zu sehen, wer sonst noch da ist

Ein wichtiger Aspekt jeder Veranstaltung ist die Förderung des Gemeinschaftsgefühls und der Vernetzung unter den Teilnehmenden. Und wie könnte das besser gelingen, als wenn du ihnen die Möglichkeit gibst, zu sehen, wer sonst noch teilnimmt und in eine bestimmte Session eingecheckt hat? Indem du diese Funktion in deinem mobilfreundlichen Programmplan aktivierst, erhöhst du nicht nur die Unmittelbarkeit für deine Teilnehmer:innen, sondern schaffst auch einzigartige Möglichkeiten zum Networking.

Sobald die Teilnehmer:innen in eine Veranstaltung eingecheckt haben, solltest du eine Plattform anbieten, auf der sie Profile und Informationen über ihre Mitteilnehmer:innen einsehen können, z. B. Namen, Unternehmen und Interessengebiete. So können die Teilnehmer:innen nicht nur effizienter Kontakte knüpfen, sondern die Veranstaltung wird auch zu einem persönlicheren Erlebnis.

Handyfreies Networking

Mobiltelefone sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Sie versorgen uns mit Informationen, Kommunikation und Unterhaltung auf Abruf. Trotz der vielen Vorteile, die Mobiltelefone bieten, lenken sie uns oft von der Gegenwart ab und behindern unsere Fähigkeit, sinnvolle Verbindungen mit anderen zu knüpfen. In solchen Situationen könnte telefonfreies Networking genau die richtige Lösung sein.

Beim telefonfreien Networking geht es darum, eine Umgebung zu schaffen, in der die Teilnehmer:innen ihre Handys an einem bestimmten Ort abgeben können, ähnlich wie bei der Garderobe. Anstatt sich auf ihre Bildschirme zu konzentrieren, werden die Teilnehmer:innen dazu ermutigt, voll und ganz präsent zu sein und sich sinnvoll mit anderen auf der Veranstaltung zu unterhalten. Dieses Konzept zielt darauf ab, echte Verbindungen zu fördern, indem ein Raum geschaffen wird, in dem jeder ohne die Einmischung von Mobilgeräten interagieren kann, was zu interessanteren Gesprächen und differenzierteren Interaktionen führt.

Bei einer telefonfreien Networking-Session können die Teilnehmer:innen ihre Handys an das Veranstaltungspersonal abgeben und erhalten im Gegenzug eine Eintrittskarte. Dieses Ticket erfüllt einen doppelten Zweck: Es ermöglicht den Teilnehmenden, ihr Handy am Ende der Networking-Session zurückzuerhalten und dient gleichzeitig als Los für eine Verlosung, bei der sie einen von mehreren Preisen gewinnen können. Das schafft einen Anreiz für die Teilnehmer:innen, an der handyfreien Session teilzunehmen, und verleiht der Veranstaltung ein lustiges Element.

Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer:innen trotzdem Notizen oder Kontaktinformationen notieren können, erhalten sie ein «Ersatztelefon», das aus einem einfachen Notizblock und einem Stift besteht. Damit haben sie das nötige Werkzeug, um wichtige Informationen zu notieren, ohne in die Versuchung zu geraten, wieder in die Welt der digitalen Ablenkung einzutauchen.

Als zusätzlichen Bonus erhalten die Teilnehmer:innen einen «No Phone»-Aufkleber, den sie tragen können. Dieser Aufkleber zeigt nicht nur, dass sie sich vollends auf die Veranstaltung einlassen, sondern wird auch zu einem Ehrenabzeichen unter Gleichgesinnten, das ausserdem noch weitere Teilnehmer:innen dazu ermutigt, den handyfreien Ansatz zu verfolgen. Dadurch zieht das Abzeichen weitere Eventbesucher:innen an, diese einzigartige Erfahrung auf dem Event auszuprobieren.

Fesselnde Vorträge und Präsentationen

Interaktive Vorträge mit Fragen und Antworten, Reaction-Walls und Feedbacks

Das Publikum während des Events bei der Stange zu halten, hat sich zu einer zentralen Herausforderung für Veranstalter:innen und ihrer Redner:innen entwickelt. Es lässt sich nicht leugnen, dass Mobiltelefone oft dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Redner:innen noch weiter zu unterbrechen, da die Teilnehmer:innen in ihren Geräten vertieft sind. Hier liegt jedoch eine Chance, diese Ablenkung in Aktion umzuwandeln.

Eine weitere Möglichkeit, Mobiltelefone einzubinden, besteht darin, die Zuhörer:innen aufzufordern, ihre Geräte zu benutzen, um Fragen zu stellen. Viele Teilnehmer:innen scheuen sich, ihre Fragen oder Meinungen in einem Raum voller Menschen zu äussern. Diese Bedenken lassen sich zerstreuen, wenn du ihnen eine Plattform zur Verfügung stellst, über die sie ihre Fragen über ihre Mobilgeräte stellen können. Dies bietet ihnen ein noch nie dagewesenes Mass an Komfort und Anonymität, wie man es sonst nur von virtuellen Veranstaltungen kennt.

Dieser Ansatz kann durch Event-Apps umgesetzt werden, bei denen die Teilnehmer:innen ihre Fragen über eine spezielle Plattform einreichen. Die Moderator:in kann diese Fragen in Echtzeit erhalten und sie zusammen mit der Redner:in beantworten, direkt nachdem sie eingegangen sind oder sie in einer Liste sammeln, um sie am Ende des Vortrags zu beantworten. Diese Methode fördert nicht nur eine aktivere Beteiligung des Publikums, sondern lädt auch zu gut durchdachten und sinnvollen Fragen ein, die den gesamten Diskurs bereichern.

Zusätzlich zu den Frage- und Antwortrunden können Mobiltelefone auch genutzt werden, um Reaktionen des Publikums zu sammeln. Während der Vorträge können auf grossen Bildschirmen Reaction-Walls angezeigt werden, auf denen die Teilnehmer:innen ihre Meinungen, Gedanken oder allgemeines Feedback mitteilen können, indem sie sie einfach in ihr Handy tippen. Die Echtzeit-Updates auf der Reaktionswand halten das Publikum bei der Stange und geben den Redner:innen wertvolle Hinweise darauf, wie ihre Inhalte bei den Anwesenden ankommen.

Um die Einbindung des Publikums noch einen Schritt weiterzubringen, können Veranstaltungsorganisator:innen sogar kreative Tools wie Kahoot einsetzen, eine vielseitige spielbasierte Lernplattform. Mit dieser Anwendung können Organisatoren eine Reihe von massgeschneiderten Quiz und Umfragen erstellen, an denen das Publikum über seine mobilen Geräte teilnehmen kann. Diese Quizspiele können sich auf den Inhalt der Veranstaltung beziehen oder einfach nur dazu dienen, das Eis zu brechen und die Interaktion zwischen den Teilnehmenden zu fördern. Wenn du Kahoot in deine Vorträge integrierst, kannst du nicht nur die Redner:innen, sondern auch die Zuhörer:innen in Echtzeit einbeziehen und so einen guten Wissensaustausch anregen. Ebenso kann diese Plattform auch als Feedback-Mechanismus genutzt werden, bei dem die Redner:in die Reaktionen der Teilnehmer:innen einholen und ihre Inhalte entsprechend anpassen und verbessern kann.

Ermuntere Redner:innen dazu, Fotos zu machen und sie sofort mit dem Publikum zu teilen

Beziehe deine Hauptredner:innen und Moderator:innen aktiv ein, indem du sie ermutigst, Fotos oder Videos zu machen und sie sofort mit dem Publikum zu teilen. Es gibt zahlreiche Vorteile, wenn sie exklusive Bilder mit dem Publikum teilen. Diese Bilder veranschaulichen nicht nur die Ideen und Themen, die die Redner:innen vermitteln, sondern können sie auch menschlich machen. Redner:innen wirken zugänglicher und sympathischer, wenn sie Fotos von hinter den Kulissen oder Momente teilen, die ihre Persönlichkeit zeigen. Diese Nähe schafft Vertrauen und regt zu offenen Diskussionen an, was die Beziehung zwischen Redner:innen und Publikum weiter vertieft.

Verwandle Mobiltelefone zu Publikumsmikrofone

Die Zeiten, in denen das Publikum nur Zuschauer:innen eines Monologs war und tatenlos zusah, während die Redner:in ihre Präsentation hielt, sind längst vorbei. Heute geht es bei Veranstaltungen darum, den Dialog zwischen Redner:innen und Teilnehmenden zu fördern, wobei Fragen und Antworten eine wichtige Rolle spielen. Wenn die Teilnehmer:innen jedoch hinter einem einzigen Mikrofon Schlange stehen oder eine Mitarbeiter:in mit nur einem Mikrofon herumläuft, kann das eine logistische Herausforderung sein und wertvolle Zeit kosten.

Hier kommt ein innovatives Konzept ins Spiel, das Mobiltelefone in Mikrofone für dein Publikum verwandelt. Durch die Installation einer Crowd-Mic-App können Veranstaltungsorganisator:innen die Interaktion mit den Teilnehmenden revolutionieren. Diese vielseitigen Apps verwandeln jedes Mobiltelefon im Raum in ein potenzielles Mikrofon und ermöglichen es den Teilnehmenden, sich problemlos an Diskussionen zu beteiligen. Wenn die Teilnehmer:innen eine Crowd-Mic-App auf ihr Mobiltelefon herunterladen und installieren, können sie in Echtzeit Fragen stellen und zu Diskussionen beitragen. Die App verbindet das Mikrofon des Geräts mit dem Audiosystem im Raum, sodass die Stimme der Teilnehmer:in über das Audiosystem der Veranstaltung zuhören ist.

Ausserdem verfügen diese Apps oft über weitere Funktionen, die ihre Nützlichkeit bei Veranstaltungen weiter erhöhen. Einige Apps ermöglichen es dem Publikum zum Beispiel, Fragen per Text einzureichen, die die Moderator:in dann zusammenfassen und der Redner:in vorlegen kann. Das ist ein guter Weg, die Zeit gut zu nutzen und sicherzustellen, dass die wichtigsten und interessantesten Fragen beantwortet werden.

Steigere die Sichtbarkeit deines Events in den sozialen Medien

Ein Erlebnis wie im Instagram-Museum

Indem du ein Erlebnis wie ein Instagram-Museum schaffst, in dem die Teilnehme:/innen atemberaubende Fotos machen und ihre Erlebnisse mit ihren Freund:innen und Followern teilen können, förderst du den kreativen Einsatz von Handys bei deinem Event.

Beginne damit, dass du dafür sorgst, dass deine Bühne auf einem Foto fantastisch aussieht. Ein schwarzer oder fast schwarzer Bühnenhintergrund ist ein absolutes No-Go. Gestalte die Bühne mit visuell fesselnden Elementen, wie bunten Hintergründen, interessanter Beleuchtung oder auffälligen Requisiten. Achte auf Details wie das Farbkonzept, den Bühnenaufbau und sogar die Kleidung der Redner:innen, denn diese Aspekte können das Gesamtbild der Fotos stark beeinflussen. Wenn du dir die Zeit nimmst, dein Bühnendesign zu perfektionieren, ermutigst du die Teilnehmer:innen, Fotos zu machen und zu teilen, was letztlich die Online-Sichtbarkeit der Veranstaltung erhöht.

Neben dem perfekten Bühnenbild ist es wichtig, dass du Bilder machst, die sich in den sozialen Medien gut machen. Teile diese Bilder bewusst mit dem Publikum der Veranstaltung und ermutige sie, ihre eigenen Versionen zu erstellen und zu teilen. Achte darauf, dass du Fotos auswählst, die sich leicht reproduzieren lassen, visuell beeindruckend sind und perfekt auf Social-Media-Plattformen wie Instagram oder LinkedIn passen – je nach Zielgruppe. Diese Fotos können Gruppen-Selfies, kreative Posen oder die Verwendung verschiedener Requisiten sein, die auf der Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden. Wenn du Fotos machst, die für die sozialen Medien geeignet sind, ist es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer:innen ihre Erlebnisse mit anderen teilen und deine Veranstaltung ein grösseres Publikum erreicht.

Abgesehen von der Bühne und den vorgesehenen Fotoszenen kannst du auch spezielle Räume oder Bereiche innerhalb des Veranstaltungsorts einrichten, um beeindruckende Fotos zu schiessen. Diese Räume, die auch als Instagram-Museen bezeichnet werden, sind mit optisch ansprechenden und interaktiven Elementen gestaltet, die die Teilnehmenden dazu inspirieren, Fotos zu machen und sie in den sozialen Medien zu teilen. Beispiele für Instagram-würdige Installationen sind Leuchtreklamen, thematische Fotokabinen und Kunstinstallationen. Diese speziell gestalteten Räume fördern nicht nur das Engagement der Teilnehmer:innen, sondern bieten auch eine einmalige Gelegenheit für Veranstaltungssponsoren. Durch die Zusammenarbeit mit Sponsoren bei der Gestaltung von Räumen oder Installationen können sie ihre Produkte, Dienstleistungen oder ihre Markenidentität auf kreative Weise präsentieren und mit anderen teilen. Dies fördert die Verbreitung in den sozialen Medien und bietet den Sponsoren einen greifbaren Return on Investment.

Zusammenarbeit mit Influencern

Influencer ermöglichen, über Social-Media-Plattformen ein grosses Publikum zu erreichen. Eine der wichtigsten Methoden, um Influencer in deine Veranstaltung einzubinden, besteht darin, sie einzuladen und sowohl mit dem Publikum vor Ort als auch mit ihren Online-Followern zu interagieren. Das schafft ein einzigartiges, authentisches und aufregendes Erlebnis für die Teilnehmer:innen deiner Veranstaltung und erlaubt ihnen, diese Persönlichkeiten zu treffen und mit ihnen in Kontakt zu treten. Ausserdem haben die Influencer die Möglichkeit, Inhalte zu erstellen, die bei ihren Anhängern Anklang finden und so deine Veranstaltung und deine Marke weiter bekannt machen.

Zusätzlich zu den persönlichen Kontakten können Influencer dir dabei helfen, die Reichweite deines Events zu erhöhen, indem sie entweder auf ihren eigenen oder auf den sozialen Medien deiner Veranstaltung live streamen. Wenn es richtig gemacht wird, kann Livestreaming ein intensives Erlebnis für die Online-Follower deiner Veranstaltung schaffen und sie so einbeziehen, als wären sie vor Ort, während deine Veranstaltung einen grösseren digitalen Einfluss ausübt. Dadurch wird nicht nur die Reichweite deiner Veranstaltung vergrössert, sondern es entstehen auch zusätzliche Inhalte nach der Veranstaltung, da die Livestreams auf verschiedenen Plattformen gepostet und geteilt werden können.

Wenn du Influencer in deine Veranstaltung einbeziehst, musst du sicherstellen, dass sie sich aktiv mit deinem Publikum auseinandersetzen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dazu können Aktivitäten wie Frage- und Antwortrunden, Live-Demonstrationen, Meet-and-Greets und Aktivitäten hinter den Kulissen gehören. Indem du einzigartige Erlebnisse und Interaktionen zwischen deinen Veranstaltungsteilnehmenden und den Influencern anbietest, kannst du Buzz um deine Veranstaltung erzeugen und dein Publikum dazu ermutigen, seine Erfahrungen über sein Handy zu teilen.

Die Zusammenarbeit mit Influencern geht über den Tag der Veranstaltung hinaus. Im Vorfeld und im Anschluss an die Veranstaltung können Influencer Werbeinhalte erstellen, die ihre Teilnahme hervorheben und das Interesse an deiner Marke wecken. Indem sie diese Inhalte in den sozialen Medien teilen, können Influencer die Vorfreude auf deine Veranstaltung steigern und für Gesprächsstoff sorgen. Diese Werbung erhöht nicht nur die Sichtbarkeit und den Bekanntheitsgrad deiner Veranstaltung, sondern hilft dir auch, deine Marke als eine zu etablieren, die mit den neuesten Trends und Markttendenzen im Einklang ist.

Fotoautomaten, die die Bilder sofort auf Handys übertragen

Fotoautomaten sind seit jeher beliebt, denn sie sind ein hervorragender Eisbrecher, der die Teilnehmer:innen zum Mitmachen anregt. Ein Fotoautomat ist eine fantastische Möglichkeit für die Teilnehmer:innen, ihre Erinnerungen an die Veranstaltung in Form von greifbaren Bildern festzuhalten.

In der Vergangenheit haben die meisten Betreiber von Fotoautomaten die aufgenommenen Bilder auf einer Website veröffentlicht, auf die die Teilnehmer:innen später zugreifen konnten. Obwohl diese Methode zweifellos ihren Zweck erfüllt hat, ist sie weder für die Veranstalter:innen noch für die Teilnehmer:innen die bequemste oder effektivste Art der Weitergabe. Heute ist das Bedürfnis nach sofortiger Belohnung so gross wie nie zuvor. Mithilfe von Technologien wie QR-Codes oder NFC-Beacons können Veranstalter Fotoautomaten einrichten, die das zuletzt aufgenommene Bild automatisch an das Mobilgerät der Teilnehmer:in weiterleiten. Die Vorteile dieses Ansatzes sind vielfältig: Die Nutzer:innen müssen später nicht mehr Hunderte Bilder auf einer gemeinsamen Website durchsuchen, alle Beteiligten sparen Zeit und Energie und die Teilnehmer:innen haben ein einzigartiges Erlebnis, das ihnen in Erinnerung bleiben wird.

Standortbezogene Fotofilter und Overlays

Indem du einzigartige Fotofilter und Überlagerungen entwirfst und anbietet, die speziell auf deine Veranstaltung zugeschnitten sind, machst du es den Teilnehmenden leicht, das Erlebnis mit ihren sozialen Netzwerken zu teilen und gleichzeitig Begeisterung für deine Veranstaltung zu wecken. Diese benutzerdefinierten visuellen Elemente, die sowohl an den Ort als auch an die Dauer deiner Veranstaltung gebunden sind, können schnell zu einem begehrten Feature werden, das die Teilnehmer:innen gerne nutzen und teilen.

Die Erstellung von ortsbezogenen Filtern und Overlays für Snapchat und Instagram ist relativ einfach, erfordert aber ein wenig Planung und Kreativität. Für den Anfang solltest du dich mit den Designrichtlinien und Einreichungsprozessen der jeweiligen Plattform vertraut machen. Ausserdem solltest du einige Zeit damit verbringen, Beispiele für erfolgreiche Filter und Overlays von anderen Veranstaltungen zu recherchieren, da diese als wertvolle Inspirationsquelle für deine Designs dienen können. Achte darauf, dass du veranstaltungsspezifische Farben oder Logos sowie ansprechende, lustige visuelle Elemente einbaust, die die Atmosphäre deiner Veranstaltung widerspiegeln. Denke auch an die beabsichtigte Nutzererfahrung – die Filter und Overlays sollten einfach zu bedienen und so ansprechend sein, dass die Teilnehmer:innen sie gerne auf ihren Accounts teilen.

Wenn du mit deinen Entwürfen zufrieden bist, reiche sie gemäss den Richtlinien der jeweiligen Social-Media-Plattform ein. Denke daran, dass für die Einreichung Gebühren anfallen können und Prüfungsfristen einzuhalten sind. Es ist also am besten, wenn du genügend Zeit für diesen Schritt einplanst. Nachdem deine Filter und Overlays auf den Plattformen freigeschaltet sind, solltest du sie über deine Marketing-Kanäle, wie z. B. Event-Apps, Websites und E-Mail-Kommunikation, bewerben. Ermutige die Teilnehmer:innen dazu, sie zu nutzen und zu teilen, indem du klare Anweisungen oder Demonstrationen anbietest.

Erhöhe die Interaktion mit Sponsoren

Lead-Formulare mit QR-Codes

QR-Codes haben sich zu einem mächtigen Werkzeug entwickelt, das Mobiltelefone von einer reinen Ablenkung zu einem Mehrwert bei Veranstaltungen macht. Das Potenzial von QR-Codes geht über den Zugang zu digitalen Inhalten, COVID-19-Zertifikatschecks oder die Vernetzung auf Social-Media-Plattformen hinaus. QR-Codes können strategisch als Lead-Formulare eingesetzt werden, um Informationen über die Teilnehmer:innen zu erfassen. Dies erleichtert nicht nur die nahtlose Kommunikation zwischen dem Aussteller und dem potenziellen Kunden, sondern auch das lästige Ausfüllen von Papierformularen oder die manuelle Dateneingabe nach der Veranstaltung. Aussteller und Sponsoren können QR-Codes in ihr Standdesign und ihr Marketing-Material integrieren und die Teilnehmer:innen dazu auffordern, den Code zu scannen, um z. B. auf Werbeangebote zuzugreifen, an einem Gewinnspiel teilzunehmen oder einen Newsletter zu abonnieren. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Teilnehmer:innen ihr Interesse an den Produkten oder Dienstleistungen des Ausstellers bekunden können, indem sie den QR-Code einfach mit ihrem Handy scannen.

Virtuelle Spiele und Schnitzeljagden

Schnitzeljagden gibt es schon lange und sie haben sich als lustige und spannende Aktivität für die Teilnehmer:innen erwiesen. Aber mit dem Aufkommen der Smartphones können diese Spiele jetzt auf eine ganz neue Ebene gebracht werden. Durch die Einbindung von Mobiltelefonen in Schnitzeljagden können die Teilnehmer:innen ihre Geräte nutzen, um virtuelle Güter zu suchen und zu sammeln, die am Veranstaltungsort versteckt sind. Bei diesen virtuellen Gütern kann es sich um exklusive Inhalte, Rabattcodes oder sogar virtuelle Token handeln, die am Ende des Spiels gegen echte Preise eingetauscht werden können. Um es noch interessanter zu machen, können diese Schnitzeljagden von deinen Ausstellern gesponsert werden, damit sie mit den Teilnehmer:innen in Kontakt treten und ihre Produkte oder Dienstleistungen auf kreative und unterhaltsame Weise präsentieren können.

Auf deiner Veranstaltung müssen die Teilnehmer:innen verschiedene Bereiche besuchen oder an bestimmten Sitzungen teilnehmen, um diese virtuellen Güter zu sammeln. Das hält sie nicht nur bei der Stange, sondern regt sie auch dazu an, die gesamte Veranstaltung zu erkunden, mit zahlreichen Ausstellern zu interagieren und mehr über die verschiedenen Themen in den ausgewählten Sessions zu erfahren. Ebenso kann dieses Engagement Gespräche zwischen Ausstellern und Teilnehmenden anregen und bedeutungsvolle Beziehungen schaffen, die über die Veranstaltung hinaus bestehen bleiben können. Am Ende der Schnitzeljagd müssen die Teilnehmer:innen die gesammelten virtuellen Güter abgeben, um einen Preis zu erhalten. Diese Preise können die Bindung an die Veranstaltung und die Aussteller weiter erhöhen, indem sie einzigartige Erlebnisse, VIP-Zugang oder wertvolle Produkte und Dienstleistungen anbieten. Dieser zusätzliche Anreiz bringt die Schnitzeljagd zu einem spannenden Ende, und die Begeisterung, die durch die Aktivität und die Bekanntgabe des Preises ausgelöst wird, kann dazu beitragen, dass deine Veranstaltung den Teilnehmer:innen in Erinnerung bleibt.

Echtzeit-Teilnehmerfeedback und Zufriedenheitsfragebogen am Ende der Veranstaltung

Um den Erfolg einer Veranstaltung zu sichern, ist es wichtig, die Meinung der Teilnehmer:innen zu kennen und die Zufriedenheit zu messen. Das Sammeln von Daten über die Leistung der einzelnen Präsentationen und die Gesamtzufriedenheit mit der Veranstaltung kann Informationen liefern, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Da die Teilnehmer:innen immer über mobile Geräte verbunden sind, tragen sie zu unmittelbaren Rücklaufquoten bei und ermöglichen es den Organisator:innen, direkt aussagekräftiges Feedback zu sammeln. Durch den Einsatz von Fragebögen und Feedbackformularen am Ende der Veranstaltung kann die Aufmerksamkeit der mobilen Nutzer:innen effektiv genutzt werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer:innen ihr Handy benutzen, um Umfragen zu beantworten und Feedback zu geben, ist viel grösser als bei traditionellen Methoden wie Stift und Papier.

Die Integration von Reflexionsfragen in diese Fragebögen erfüllt einen doppelten Zweck: Sie helfen nicht nur dabei, den Zufriedenheitsgrad zu messen, sondern regt die Teilnehmer:innen auch zum Nachdenken über die Inhalte an, die sie gerade gesehen haben. Dadurch werden die Teilnehmer:innen ermutigt, die Informationen zu behalten und zu verinnerlichen, was zu einem tieferen Verständnis des Themas führt.

Die Möglichkeit, Feedback in Echtzeit zu erhalten, ist in der modernen, schnelllebigen Welt von grösster Bedeutung. Der Zugang zu diesen Informationen ermöglicht es den Veranstaltenden, ihr Programm oder ihre Referent:innen anzupassen und den Teilnehmenden ein erstklassiges Erlebnis zu bieten. Die Daten ermöglichen es den Organisator:innen, Trends zu erkennen, auf Bedenken oder Fragen zu reagieren und die Ergebnisse am Ende der Veranstaltung zu präsentieren, um den Teilnehmenden zu zeigen, dass ihre Stimme gehört und geschätzt wird.

Voraussetzungen, um den Einsatz von Mobiltelefonen bei deiner Veranstaltung zu fördern

Voraussetzungen, um den Einsatz von Mobiltelefonen bei deiner Veranstaltung zu fördern

Um Mobiltelefone zu einem echten Gewinn für deine Veranstaltung zu machen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wenn du sie erfüllst, ist ein nahtloser Übergang von der Ablenkung durch das Handy zu sinnvollen Aktionen möglich, was letztlich zu einem vernetzten und lohnenden Veranstaltungserlebnis führt.

Robustes Wi-Fi

Ein einheitliches, leistungsstarkes und zuverlässiges Wi-Fi-Netzwerk ist das Rückgrat einer mobilfreundlichen Veranstaltungsumgebung. Nur so können die Teilnehmer:innen auf veranstaltungsbezogene Informationen zugreifen, mit digitalen Inhalten interagieren und sich an Social-Media-Aktivitäten beteiligen. Als Veranstalter:in ist es wichtig, in eine robuste Wi-Fi-Infrastruktur zu investieren, um eine grosse Anzahl von Verbindungen zu ermöglichen und eine stabile Verbindung im gesamten Veranstaltungsort zu gewährleisten.

Dedizierte, flexible Event-App

Eine App, die speziell für deine Veranstaltung entwickelt wurde, kann ein entscheidender Faktor sein. Über diese Plattform können sich die Teilnehmer:innen informieren, auf den Veranstaltungsplan zugreifen, die Profile der Redner:innen einsehen, an Umfragen teilnehmen und sich schnell und mühelos mit anderen Teilnehmer:innen austauschen. Die App kann auch als Datenerfassungsinstrument dienen, das dir hilft, Inhalte, Erlebnisse und zukünftige Veranstaltungen effektiver zu gestalten.

Optimiere die Website und die Inhalte für Mobilgeräte

Die Teilnehmenden erwarten ein optimiertes mobiles Erlebnis für deine Inhalte. Der Schlüssel zu einem reibungslosen Nutzungserlebnis liegt darin, sicherzustellen, dass die Website und die Inhalte deiner Veranstaltung schnell geladen werden und auf mobilen Geräten leicht zu navigieren sind. Dadurch wird der Zugang zu den Veranstaltungsinformationen erleichtert, die Anmeldung vereinfacht und das Interesse an deinen Inhalten erhöht.

Ladestationen

Die Bereitstellung von Ladestationen am Veranstaltungsort ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass die Geräte der Teilnehmer:innen während der Veranstaltung aufgeladen und funktionsfähig bleiben. Ladestationen haben ausserdem den Vorteil, dass sie für Networking und zum Aufladen des eigenen Geräts und der Teilnehmenden dienen.

Teste die Konnektivität vor der Veranstaltung

Technische Probleme während einer Veranstaltung können sich negativ auf die Zufriedenheit und das Erlebnis der Teilnehmer:innen auswirken. Es ist wichtig, die Konnektivität und Effektivität aller technischen Elemente vor Beginn der Veranstaltung gründlich zu testen. Dazu gehören das Wi-Fi-Netzwerk, die Veranstaltungs-App und alle digitalen Inhalte, die präsentiert werden.

Dedizierte Support-Stationen

Auch wenn du noch so gut vorbereitet bist, können unvorhergesehene Probleme auftreten. Um solche unerwarteten Ereignisse zu bewältigen, ist es wichtig, dass du über spezielle Support-Stationen verfügst, die dir bei technischen Problemen helfen. Diese Stationen, die mit sachkundigem Personal besetzt sind, helfen den Teilnehmenden, mit technischen Problemen umzugehen, und tragen so zu einem positiven Gesamterlebnis bei.

Evaluiere den Erfolg der Handynutzung

Der Schlüssel zur Maximierung des Potenzials von Mobiltelefonen bei deinen Veranstaltungen liegt in der effektiven Bewertung des Erfolgs ihrer Nutzung. Diese Bewertung kann durch eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Messungen erreicht werden.

Quantitative Messwerte

1. Engagement der Nutzer:innen: Indem du die Nutzung der mobilen App und die Interaktionen zwischen den Teilnehmenden misst, kannst du den Grad des Engagements und der Interaktion während deiner Veranstaltung messen. Ein hohes Nutzungsengagement zeigt, dass Mobiltelefone einen positiven Beitrag zu deiner Veranstaltung leisten, indem sie die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Vernetzung der Teilnehmer:innen fördern.
2. Zufriedenheit mit der Veranstaltung über den Net Promoter Score (NPS): Der NPS ist eine wertvolle Kennzahl, um die Gesamtzufriedenheit der Teilnehmer:innen zu ermitteln, da er die Bereitschaft der Teilnehmer:innen misst, deine Veranstaltung weiterzuempfehlen. Ein hoher NPS deutet darauf hin, dass die Teilnehmer:innen ihre Erfahrung zu schätzen wussten und eher bereit sind, deine Veranstaltung weiterzuempfehlen, was sich in mehr Teilnehmer:innen und einem grösseren Gesamterfolg der Veranstaltung in der Zukunft niederschlagen kann.
3. Netzwerkleistung: Indem du die Leistung des Wi-Fi- und Mobilfunknetzes deiner Veranstaltung überwachst, kannst du sicherstellen, dass die Teilnehmer:innen eine zuverlässige Verbindung haben und ihre mobilen Geräte effektiv nutzen können. So kannst du mögliche Verbindungsprobleme, die die Teilnehmer:innen daran hindern könnten, über ihre mobilen Geräte an deiner Veranstaltung teilzunehmen, frühzeitig erkennen und beheben.
4. Social Media Buzz: Wenn du die Erwähnungen, Likes und Diskussionen rund um deine Veranstaltung auf den sozialen Medien verfolgst, erhältst du einen Einblick in die allgemeine Wahrnehmung und Reichweite deiner Veranstaltung. Anhand dieser Daten kannst du die Themen und Momente identifizieren, die das meiste Interesse geweckt haben, was dir bei der Planung und Vermarktung deiner Veranstaltung helfen kann.

Qualitative Messungen

1. Feedback: Ein direktes Feedback von deinen Teilnehmer:innen ist wichtig, um zu verstehen, wie sie die Handynutzung auf deiner Veranstaltung einschätzen. Mache es den Teilnehmer:innen leicht, ihre Gedanken, Vorschläge und Empfehlungen in der Veranstaltungs-App oder in der Umfrage nach der Veranstaltung zu äussern. Dieses Feedback ist eine unschätzbare Ressource für die Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen.
2. Gemeinsame Momente in den sozialen Medien: Wenn du die Teilnehmer:innen dazu aufforderst, ihre Erfahrungen, die wichtigsten Erkenntnisse und unvergessliche Momente über die sozialen Medien zu teilen, ist das nicht nur eine gute Werbung für deine Veranstaltung, sondern auch ein Indikator für Begeisterung und Engagement. Diese geteilten Momente sind ein wichtiges qualitatives Mass für die Wirkung und Resonanz der Inhalte und Erfahrungen deiner Veranstaltung.
3. Stimmungsbild des Feedbacks: Die Analyse des Tons und der Emotionen, die im Feedback der Teilnehmer:innen und in den sozialen Medien zum Ausdruck kommen, kann Aufschluss darüber geben, wie sie wirklich über deine Veranstaltung denken. Die Stimmungsanalyse erfasst die emotionale Komponente der Antworten und hilft dir dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen deine Veranstaltung herausragend war, und Aspekte aufzuzeigen, die verbessert werden müssen.

Um den Erfolg der Handynutzung auf deiner Veranstaltung effektiv zu bewerten, benötigst du ein umfassendes Verständnis sowohl der quantitativen als auch der qualitativen Daten. Durch die Kombination von Erkenntnissen aus Nutzerengagement, Zufriedenheitsbewertungen, Netzwerkleistung, Social Media Buzz, Feedback von Teilnehmenden, geteilte Momente und Stimmungsanalysen kannst du deine Veranstaltungsstrategien optimieren und anpassen, um das Potenzial von Mobilgeräten bei deinen zukünftigen Veranstaltungen voll auszuschöpfen.